El saber hacer en la organización y coordinación de grandes eventos, que el Ayuntamiento de Pamplona demuestra cada año con la llegada de los Sanfermines, será el hilo conductor del Congreso de macroeventos urbanos ‘International Urban Fest 365’, que se celebrará en el Palacio de Congresos y Auditorio Baluarte los días 28 y 29 de junio, justo una semana antes del Chupinazo de 2024. Este foro abordará la organización de eventos de grandes dimensiones con base en experiencias concretas, con la participación de responsables de importantes convocatorias masivas, como la Maratón de Nueva York, así como de la puesta en marcha de conciertos multitudinarios que recorren los diferentes continentes, o de citas con alta repercusión internacional como el Festival Internacional de Cine de San Sebastián.

La experiencia organizativa de la Maratón de Nueva York será el macroevento que abra el próximo 28 de junio el congreso de macroeventos ‘Urban Fest 365’, con una conferencia inaugural, de la mano de Noemí Gonzalo -que forma parte de la entidad que cada año pone en marcha esta cita- la en la que se pondrá en valor la gestión de la preparación, coordinación, seguridad y control de una concentración de personas que multiplica durante un periodo de tiempo al número de vecinos y vecinas que viven en la zona. Se trata, teniendo en cuenta las dimensiones de las dos ciudades, de un trabajo similar al que cada mes de julio tiene que afrontar el Ayuntamiento de Pamplona con la llegada a la ciudad de decenas de miles de personas, que se concentran en un área muy concreta. El director de Seguridad y Convivencia Ciudadana del Consistorio, Juan Manuel Gil, pondrá sobre la mesa en esta cita la manera en la que se coordina el dispositivo de seguridad de los Sanfermines.

En la celebración de eventos de grandes dimensiones y repercusión, la música es siempre una parte esencial, bien como parte de los actos programados o como reclamo en sí misma, caso de los conciertos de estrellas internacionales. Del reto de la organización de este tipo de citas, que habitualmente congregan a miles de personas en espacios muy concretos, dará cuenta en el ‘Internacional Urban Fest 365’ José Manuel Serrano, responsable de Sostenibilidad de Concert Music Festival, que congrega cada verano a 60.000 personas en Sancti Petri. También aportará su experiencia en este ámbito el director general de Provenue Javier Lacunza, empresa que actualmente gestiona distintas instalaciones multiusos de gran capacidad.

El reto de gestionar un macroevento en torno a la cultura o al deporte
Como cada tipo de macroevento tiene sus peculiaridades y sus complejidades, el congreso ‘Internacional Urban Fest 365’ dará voz a responsables de estas citas de ámbitos diversos, como el deporte o la cultura. En este sentido, la responsable de la comunicación del Festival de Cine de San Sebastián, Ruth Pérez, aportará la experiencia de una cita que cada año recibe a decenas de personalidades reconocidas a nivel mundial. 

El deporte como razón y centro de un macroevento tendrá su lugar en esta cita no solo con la experiencia de la Maratón de Nueva York, sino también con otra más cercana, como la de Valencia, con el testimonio de su presidente, Álex Heras. Fernando Portugal, CEO ‘Last Lap’, traerá a Pamplona la experiencia de su empresa organizando citas de relevancia internacional vinculadas al motor, los deportes extremos o la innovación; y Julio Cendal contará su experiencia como responsable de seguridad del Real Madrid durante más de 20 años. La cifra que refleja el reto de formar parte de la organización y coordinación de las citas de uno de los equipos ‘top’ del mundo se resume en los más de un millón de personas que este club mueve al año entre aficionados y seguidores.

El saber hacer de Pamplona como referencia en la organización de macroeventos
Una de las experiencias positivas que Pamplona presentará en el ‘Internacional Urban Fest 365’ es la gestión de los vasos reutilizables, que funciona con éxito cada año en San Fermín desde 2017. Fue en ese momento cuando desde el Consistorio se tomó nota de experiencias piloto que se estaban llevando a cabo en pequeñas fiestas o grandes celebraciones de otros países, y se decidió ponerlo en marcha. Desde entonces, su implantación ha ido aumentando tanto en complejidad, número de vasos puestos a disposición de los locales y colectivos, como en cifra de entidades participantes. El vaso reutilizable es una alternativa a utilizar frente al vaso desechable, ya que, en muchos casos, la concentración de gente impide que se pueda utilizar el de cristal habitual. De este modo se evita la generación de residuos y la consumición de muchos recursos naturales para productos de un solo uso. 

La gestión de la seguridad es otro de los puntos críticos en la celebración de un macroevento, que Pamplona ha ido mejorando con los años trabajando en base a su propia experiencia. La Junta de Seguridad, en la que los diferentes cuerpos policiales se coordinan para afrontar los nueve días de fiesta, o los dispositivos del Chupinazo y de los encierros son las claves de una planificación que ha servido de ejemplo para otras citas. De hecho, en 2022, una treintena de agentes llegados de otras Comunidades asistieron a Pamplona para conocer de primera mano estos dispositivos y formar parte de ellos durante unos días de cara a poder exportar el conocimiento adquirido con los años.

Ya están abiertas las inscripciones
Las inscripciones para asistir al ‘Internacional Urban Fest 365’ están ya abiertas al precio de 120 euros, hasta el 30 de abril, un importe que sube a 150 euros del 1 de mayo al 25 de junio. Toda la actualidad sobre el I Congreso Internacional de Macroeventos Urbanos puede seguirse en la propia web oficial (https://urbanfest365.com/) y en las cuentas oficiales de las redes sociales como Instagram (https://www.instagram.com/urbanfest365/), Twitter (https://twitter.com/urbanfest365) y Linkedin (https://www.linkedin.com/company/urban-fest-365).

Esta iniciativa de carácter internacional se inscribe en el Plan de Sostenibilidad Turística en Destino Pamplona SF365, que forma parte del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia - Financiado por la Unión Europea – NextGenerationEU. El objetivo específico de reorientar el atractivo internacional de las fiestas de Pamplona y su desarrollo hacia valores culturales y sostenibles, y reposicionar en el mercado la marca Sanfermines. Así, son seis los bloques temáticos previstos: ‘Experiencias sostenibles: festejar el presente sin comprometer el futuro’; ‘Turismo de calidad vs. masificación: el equilibrio más complejo’; ‘Seguridad y convivencia, pilares innegociables’; ‘Sumar recursos, multiplicar retornos’; y ‘El mayor escaparate de la “marca ciudad’.

Esta iniciativa de carácter internacional en el proyecto PSTD Pamplona SF365 y cuentan con financiación europea a través del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia-NextGeneration EU, instrumento financiero de la inversión C14.I1 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia del Gobierno de España. En este contexto, Pamplona ha recibido una ayuda de 5.492.500 euros a ejecutar en tres años para el despliegue y desarrollo del Plan de Sostenibilidad Turística en Destino “Pamplona SF365”, que presenta 13 actuaciones vertebradas en cuatro ejes temáticos dedicados a la transición verde y sostenible, la mejora de la eficiencia energética, la transición digital y la competitividad. El objetivo específico de reorientar el atractivo internacional de las fiestas de Pamplona y su desarrollo hacia valores culturales y sostenibles, y reposicionar en el mercado la marca Sanfermines. Así, son seis los bloques temáticos previstos: ‘Experiencias sostenibles: festejar el presente sin comprometer el futuro’; ‘Turismo de calidad vs. masificación: el equilibrio más complejo’; ‘Seguridad y convivencia, pilares innegociables’; ‘Sumar recursos, multiplicar retornos’; y ‘El mayor escaparate de la “marca ciudad’.

PONENTES CONFIRMADOS PARA EL ‘INTERNACIONAL URBAN FEST 365’

• Noemí Gonzalo, directora de Comunicación Interna de New York Road Runners, entidad organizadora de la Maratón de Nueva York
• Ruth Pérez, responsable de Comunicación del Festival Internacional de Cine de San Sebastián
• Fernando de Portugal, CEO de Last Lap
• Juan Manuel Serrano, responsable de Sostenibilidad de Concert Music Festival
• Celia Galera, presidenta de AEI Rethink tourism
• Marc Grijalvo, socio Bim Consultores
• Lynn Wong, directora de Evento Plus
• Alex Heras, PR & Runner Experience de la Maratón de Valencia
• Víctor Flores, consultor en Marketing y Cultura para marcas, festivales e instituciones
• Felix Muñoz, consultor en Comunicación
• Luis Gandiaga, director de Desarrollo Creativo de Somos Experiences
• Javier Lacunza, director general de Provenue
• Fay Taylor, presidenta de Spain DMCs
• Marta Morrás, directora de Marketing Veridas
• Natalia Bayona, directora ejecutiva de ONU Turismo